Zaměstnanci

Zaměstnanec je člověk, se kterým má kvíz uzavřenou smlouvu, ať už dohodu o provedení práce, nebo spolupráci na živnostenský list. U každého zaměstnance držíme kompletní osobní a smluvní údaje, které potřebujeme pro účetnictví a pro odvody.

Seznam zaměstnanců najdeš v administraci v sekci Uživatelé > Zaměstnanci.

Jak zaměstnanec vznikne

Zaměstnance v administraci nezakládáme ručně. Proto v seznamu ani nenajdeš tlačítko pro vytvoření nového záznamu.

Zaměstnanec vzniká sám na konci onboardingu moderátora, tedy ve chvíli, kdy uchazeč o moderování vyplní formulář z pozvánky, kterou jsme mu poslali. Údaje na kartě tak vyplňuje sám budoucí moderátor, ne my.

Spolu se zaměstnancem systém rovnou přidělí uživatelskému účtu roli moderátora, nastaví mu měnu a založí účetní údaje u firmy, která patří k jeho kraji.

V administraci zaměstnance jen prohlížíš a opravuješ, když se něco změní, například když se člověk přestěhuje nebo se vdá.

Seznam zaměstnanců

Tabulka ukazuje jméno, kontakt, firmu kvízu, typ spolupráce a období, po které spolupráce běží. Sloupce si můžeš podle potřeby zobrazit nebo skrýt tlačítkem nad tabulkou.

Kliknutím na řádek se dostaneš na detail zaměstnance.

Hledání a filtry

Hledání podle jména, emailu nebo telefonu je samostatný filtr, ne políčko hledání nad tabulkou. Je to proto, že osobní údaje jsou v databázi zašifrované a nedají se prohledávat jako běžný text. Stačí zadat část jména, emailu nebo telefonu.
Typ spolupráce vyfiltruje jen zaměstnance na dohodu, nebo jen ty na živnostenský list.
Firma kvízu vyfiltruje zaměstnance jedné z našich firem.
Pouze aktivní spolupráce schová všechny, kterým už spolupráce skončila.
Smazané záznamy zobrazíš filtrem Odstraněno. Smazaný zaměstnanec se dá kdykoliv obnovit, nic se tedy nenávratně neztratí.

Detail zaměstnance

Detail je rozdělený do několika oddílů. Změny se ukládají až tlačítkem Uložit na konci stránky.

Osobní údaje

Jméno, příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní příslušnost a kód zdravotní pojišťovny. Tyto údaje potřebuje účetní pro přihlášení zaměstnance na úřady, takže by měly být vždy vyplněné a hlavně správně.

Kontakt

Email a telefon zaměstnance. Kromě toho se tady dá přiřadit uživatelský účet v administraci, pod kterým zaměstnanec pracuje, tedy typicky jeho moderátorský účet. Účet vybíráš tak, že začneš psát jméno nebo email a systém ti nabídne odpovídající uživatele.

Trvalá a korespondenční adresa

Trvalá adresa je povinná. Korespondenční adresu vyplňuj jen tehdy, když se od té trvalé liší, jinak nechej oddíl prázdný.

Spolupráce

Tady se určuje, s kterou firmou kvízu má zaměstnanec smlouvu, jakého je typu a od kdy do kdy platí. Firma se při onboardingu doplní sama podle kraje, ze kterého moderátor moderuje, viz nastavení zaměstnanců. Tady ji můžeš kdykoliv přepsat.

Typ spolupráce	Kdy ho použít
DPP	Dohoda o provedení práce. Nejčastější varianta u moderátorů.
OSVČ	Zaměstnanec fakturuje na svoje IČO.
Zaměstnanci	Moderátor nemá vlastní smlouvu a je placený přes mzdy.

Typ spolupráce tady sice přepnout jde, ale běžně to nedělej. Je to jen oprava překlepu v záznamu. Skutečný přechod moderátora z jedné formy spolupráce na druhou řeš tlačítkem Změna spolupráce, protože se k němu váží papíry i účetní údaje.

Údaje OSVČ

Oddíl se objeví jen tehdy, když je typ spolupráce nastavený na OSVČ. Vyplňuje se název subjektu, IČO a sídlo. Bez názvu subjektu a IČa nepůjde záznam uložit, protože bychom neměli komu fakturu vystavit.

Cizinec

Pokud zaměstnanec není občan České republiky, přepni přepínač Je cizinec. Doplní se pole pro číslo cestovního dokladu a pro úřad, který ho vydal. Obě jsou pak povinná.

Dokumenty zaměstnance

Nad detailem najdeš tlačítka ke stažení podepsané smlouvy a dotazníku pro ČSSZ, pokud je už moderátor nahrál. Odsud si je stáhneš k archivaci nebo pro účetní.

Když je s nahraným dokumentem něco špatně, vrátíš ho tlačítkem Reklamovat dokumenty. Zaškrtneš, který dokument je vadný, připíšeš proč, a moderátorovi přijde e-mail i výzva k novému nahrání. Původní soubor se přitom smaže, takže si ho nejdřív stáhni, pokud ho ještě potřebuješ.

Změna formy spolupráce

Přechod moderátora mezi dohodou, živnostenským listem a mzdou spustíš tlačítkem Změna spolupráce nad detailem zaměstnance.

Vyber druh spolupráce, na který moderátor přechází.
Vyplň datum změny. Dokud druh spolupráce nevybereš, je pole nepřístupné, protože se od něj odvíjí, jak daleko zpětně můžeš jít. U dohody a u živnostenského listu se dá vrátit nejvýš na začátek aktuálního měsíce, dopředu libovolně. U mzdy datum omezené není.
U přechodu na živnostenský list vyplň fakturační údaje. Pokud je zatím nemáš, nech je prázdné a doplň je později, změna se kvůli tomu ukládat nepřestane.
Ulož.

Změna se neprojeví hned

Uložením změna jen čeká, zapsaná není. Moderátor zůstane všude veden pod původní formou spolupráce, dokud nedodá, co se k přechodu váže. Platí to pro výkazy, cashflow i pro jeho úvodní stránku, a to bez ohledu na to, jak dlouho to trvá.

Odkud kam	Na co se čeká
Z dohody kamkoliv	Podepsané ukončení dohody, které systém moderátorovi sám vygeneruje a pošle.
Na živnostenský list	Fakturační údaje, tedy IČO a sídlo.
Na dohodu	Nová podepsaná smlouva a dotazník pro ČSSZ. Ty z dřívější dohody se zahodí, protože patří ke smlouvě, která už skončila.
Ze mzdy na živnostenský list a naopak mezi formami bez papírů	Nic, přechod platí okamžitě.

Dokud se čeká, svítí u tlačítka Změna spolupráce štítek s tím, na jakou formu se přechází a co ještě chybí.

Kdy začne nová forma platit

Když moderátor dodá všechno do konce měsíce, ve kterém máš nastavené datum změny, platí přechod od tohoto data.

Když to trvá déle, posune se přechod na začátek měsíce, ve kterém moderátor skutečně dodal poslední chybějící věc. Zpětně se tak nepřepisuje měsíc, který už byl vyplacený pod původní formou spolupráce.

Jakmile přechod proběhne, systém sám založí nové účetní údaje platné od tohoto data a firmu doplní podle kraje moderátora.

Ukončení spolupráce

Když moderátor končí úplně, spustíš ukončení tlačítkem Ukončit spolupráci nad detailem zaměstnance. Systém pak sám pohlídá papíry a v den konce moderátorovi odebere přístup do aplikace.

Vyplň datum ukončení spolupráce.
Systém rovnou zkontroluje, jestli má moderátor po tomto datu ještě naplánované události. Pokud ano, vypíše ti je. Přiřaď je někomu jinému, jinak zůstanou bez moderátora.
Potvrď tlačítkem Ukončit.

Co se stane hned po potvrzení

Moderátorovi přijde e-mail, že s ním ke zvolenému dni ukončujeme spolupráci.

Navíc, pokud je na dohodu (DPP), systém mu rovnou vygeneruje dohodu o ukončení DPP, pošle mu ji e-mailem a upozorní ho na ni i v aplikaci. Moderátor ji podepíše a nahraje zpátky, stejně jako kterýkoliv jiný dokument. U živnostenského listu a u mzdy se nic podepisovat nemusí.

Do té doby moderátor pracuje dál. Ukončení mu nic neblokuje, spolupráce běží až do zvoleného data.

Co se stane potom

graph TD;
    A[Ukončení spolupráce] --> B[E-mail o ukončení spolupráce];
    A -->|Jen dohoda o provedení práce| C[Dohoda o ukončení DPP k podpisu];
    C --> D{Nahrál ji den před koncem?};
    D -->|Ne| E[Připomínka e-mailem];
    B --> F{Nastal den konce?};
    D -->|Ano| F;
    F -->|Ano| G[Odebrání přístupu a e-mail o ukončení];

Den před koncem dostane moderátor na dohodu, který ukončení ještě nenahrál, připomínku e-mailem.

V den konce večer systém sám:

odebere uživatelskému účtu všechny role, takže moderátor ztratí přístup do administrace i do moderátorského panelu,
přepne přihlášku uchazeče do stavu Odloženo,
pošle moderátorovi e-mail, že mu byl přístup odebraný.

U dohody se přístup odebere jen tehdy, když je podepsané ukončení nahrané. Bez něj moderátorovi přístup zůstává, protože od něj pořád něco potřebujeme.

Zaměstnanec zůstává v systému

Karta se nemaže. Potřebujeme ji kvůli účetnictví, výkazům a historii odehraných kvízů. Ze seznamu zaměstnanec jen zmizí, když si zapneš filtr Pouze aktivní spolupráce.